home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ MacFormat 1998 July / MacFormat CD-ROM MF65 (Future Publishing, Ltd.)(July 1998).iso / Shareware Plus / Communications / Email Effects 1.5 / Full Online Help for Printing < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1998-04-27  |  22.0 KB  |  260 lines  |  [ttro/ttxt]

  1. Email Effects 1.5 Full Help
  2. This file is best viewed in SimpleText. It contains an exact copy of the help available from within Email Effects, however in this format it can be viewed separately, or printed.
  3.  
  4. Introduction and Help
  5.  
  6. Email Effects is a program for getting the most out of eMail. With it, you can send pictures, drawings and tables with simple plain text.
  7.  
  8. There are tools available in the toolbar at the top of the screen. Most mirror normal painting tools, but in Email Effects characters are used instead of pixels. Other tools perform tasks specific to Email Effects.
  9.  
  10. Designed primarily for eMails, Email Effects enforces some necessary limitations. Firstly, each line of text produced will be of a fixed width - this ensures that the messages displays correctly on the receiving computer. This width may be set - although most systems can theoretically handle 80 characters, it is recommended to limit this to 74 or less. The dimensions of the document can be edited by choosing Dimensions from the Email menu. Note : The number of rows will always be automatically increased if necessary. The unregistered version of Email Effects has a maximum width of 50 columns.
  11.  
  12. The second limitation is the characters available for use. Unless the message is being sent to another Macintosh computer (and even then there may be problems), any characters outside the standard ASCII range (values 32 to 127) will emerge garbled. Attempting to use a character out of this range will produce an error message. This restriction can be removed in the Preferences dialog box, but it is recommended.
  13.  
  14. There are two sources of help within Email Effects. First is this dialog box, containing various topics. There is some general information, a section covering each of the tools, and finally details on certain areas of capability. The second source is Active Help, displayed at the bottom of the toolbar, which gives details about the area under the mouse. This can be toggled in the Help or balloon menu.
  15.  
  16. We hope you enjoy using Email Effects. If there are any queries, comments or suggestions, please contact us at support@sigsoftware.com.
  17.  
  18. Sig Software
  19. http://www.sigsoftware.com/
  20.  
  21. Payment and Registration
  22.  
  23. Email Effects is freely distributed as trial software. You are permitted to evaluate it for 28 days before discarding it, or purchasing a license. Once a license is purchased, the 50-column restriction is removed.
  24.  
  25. Licensing
  26.  
  27. You must purchase one license for each computer on which Email Effects is used. Licenses can be purchased with the enclosed Register Email Effects program, using a page on the World Wide Web, or via telephone. Payment may be made by cash, cheque, VISA, MasterCard, American Express or First Virtual.
  28.  
  29. Pricing
  30.  
  31. Current pricing is $10 per license. For high-volume pricing, please contact us at pricing@sigsoftware.com.
  32.  
  33. Purchasing a registration on the World Wide Web
  34.  
  35. • Click on Purchase via Web in the About Email Effects dialog box or go to http://order.kagi.com/?BX
  36. • Wait for the Web browser to load up the page.
  37. • Enter name, address and eMail details (required) into the fields provided.
  38. • If you require more than one license of Email Effects, specify in the area provided.
  39. • Follow the rest of the instructions on the Web page.
  40.  
  41. Purchasing a registration using the register program
  42.  
  43. • Click on Purchase via Software in the about dialog box or run the enclosed Register Email Effects application.
  44. • Enter name, address and eMail details (required) into the fields provided.
  45. • Specify how many licenses of are required.
  46. • Enter payment details in the area provided.
  47. • Save, copy or print out the information, and forward to Kagi (as detailed below) for processing.
  48.      If you are sending the purchase via eMail :
  49.   • Click Copy to copy the order, and paste into an eMail message.
  50.   • Send to sales@kagi.com.
  51.      If you are sending the purchase via mail :
  52.   • Click Print to print the order, or Save to save to a file for printing later.
  53.   • Send to Kagi, 1442-A Walnut Street #392-BX, Berkeley, California, 94709-1405, USA.
  54.      If you are sending the purchase via fax :
  55.   • Click Print to print the order, or Save to save to a file for printing later.
  56.   • Fax to (US) 510 652-6589.
  57.  
  58. Purchasing a registration via telephone
  59.  
  60. • Call (US) 510 658-5244, 24 hours a day, 7 days a week.
  61. • Follow the instructions on the telephone, describing which type of license you wish to purchase.
  62. • If you require more than one license of Email Effects, say so clearly.
  63. • Clearly state your name, address, and eMail address (required).
  64. • Telephone orders have a handling charge of $5.
  65.  
  66. Delays and Problems
  67.  
  68. Registrations may take up to a week to process, once they have been received by Kagi. Once payment has been processed, the license codes will be sent via eMail; multiple licenses will be indicated. If you have heard nothing within two weeks of ordering, or if there are any other problems, please contact support@sigsoftware.com. Thank you.
  69.  
  70. Select Tool
  71.  
  72. The Select Tool is the most versatile tool in Email Effects. With it, rectangular areas may be deleted, moved, duplicate, transferred to the clipboard, dragged to another window or program, inverted, flipped, rotated, exploded, imploded, or sent directly to an eMail client program.
  73.  
  74. Make a selection by dragging out a rectangular area. Holding down the Command (or 'Apple') key will automatically shrink the selection, removing blank space. Choosing Select All from the Edit menu will select the entire document.
  75.  
  76. Move the selection by pressing the arrow keys on the keyboard, or dragging it from within the selected area.
  77.  
  78. The Transparent button on the toolbar controls whether the selection is transparent or opaque. If it is transparent, blank space characters in the selection will let the underlying design show through.
  79.  
  80. Delete the selection by pressing the delete or escape key on the keyboard, or choosing Clear from the Edit menu.
  81.  
  82. Duplicate the selection by dragging it while holding down the option key.
  83.  
  84. Transfer the selection to the clipboard by choosing Cut or Copy from the Edit menu. The selection can also be dragged directly to another window or program by dragging it outside the document window and dropping it into the desired destination. This feature requires Macintosh Drag and Drop, included with System 7.5 or later. The receiving program must also support this feature.
  85.  
  86. Invert, flip, rotate, explode or implode the selection by choosing one of the transformations from the Effects menu.
  87.  
  88. Send the selection to an eMail client program by clicking the correct button at the right-hand end of the toolbar. Alternatively, choose the correct item from the Email menu.
  89.  
  90. Picture Conversion
  91.  
  92. Email Effects enables conversion of pictures into text. This feature used to be part of the Picture Tool, but is now better integrated into the user interface.
  93.  
  94. Pictures are converted into text by using the “Characters to use for Pictures” setting in the Preferences dialog, viewable by choosing Preferences from the Email menu. Pixels in a picture are automatically contrasted and sampled for darkness and compared to these characters in the current display font and size. The correct character is chosen based on this comparison. A white pixel in the picture will always correspond to the lightest character, and a black pixel to the darkest.
  95.  
  96. To convert a picture, simply paste it in from the clipboard or drag it into the document from another program. It will instantly appear in a floating selection, ready for manipluation. You can also choose Place from the File menu to place a PICT picture file (or many other formats, including GIFs and JPEGs if QuickTime translation is available) into the document.
  97.  
  98. Move the picture by pressing the arrow keys on the keyboard, or dragging it.
  99.  
  100. Resize the picture by dragging one of the edges of the selected rectangle. The way in which the resizing takes place will depend of the Picture Scaling setting.
  101.  
  102. Delete the picture by pressing the delete or escape key on the keyboard, or choosing Clear from the Edit menu.
  103.  
  104. The Transparent button on the toolbar controls whether a picture is transparent or opaque. If it is transparent, blank space characters in the picture will let the underlying design show through.
  105.  
  106. The Picture Scaling button on the toolbar toggles between three different scaling modes.
  107. If set to Direct, the height/width ratio of the picture will be the same as the rows/columns ratio of the characters produced. This will produce accurate results for pixel-accurate visual elements such as icons, but the results will be elongated (because characters on screen are taller than they are wide).
  108. If set to Proportional, the height/width ratio of the picture will be the same as the height/width ratio of the results on the screen. This will produce natural-looking results for pictures, but will result in a reduction of the vertical resolution. This may cause problems with pixel-accurate visual elements such as icons.
  109. If set to Free, the picture may be freely stretched horizontally and verticall. This is the most versatile mode, and will allow for experimentation for best results.
  110.  
  111. Table Conversion
  112.  
  113. Email Effects enables conversion of tables into text for eMails.
  114.  
  115. Tables are converted from tab-delimited form. This means that each row ends with a return, and cells within a row are separated by a tab character. Almost all spreadsheets and word processors will provide tables in this format when copying to the clipboard.
  116.  
  117. To convert a table, simply paste it in from the clipboard or drag it into the document from another program. It will instantly appear in a floating selection, ready for manipluation. You can also choose Place from the File menu to place a tab-delimited text file into the document.
  118.  
  119. Change the width of a column in the table by clicking and dragging on the right-hand edge of the column. This may not be easily visible, depending on the Table Ruling setting, but the shape of the cursor will indicate the correct position.
  120.  
  121. Change the justification of a column in the table by clicking and dragging horizontally from the centre of a column. The shape of the cursor will indicate where the areas where this may be done.
  122.  
  123. Move the table by pressing the arrow keys on the keyboard, or dragging it from near, but not on the edge of a column.
  124.  
  125. Delete the table by pressing the delete or escape key on the keyboard, or choosing Clear from the Edit menu.
  126.  
  127. The Transparent button on the toolbar controls whether a table is transparent or opaque. If it is transparent, blank space characters in the table will let the underlying design show through.
  128.  
  129. The Table Ruling button on the toolbar controls four different ruling modes, for both columns and rows. The four possibilities are : none, outermost only, outermost plus header, all. Drag horizontally to change the setting for columns, and vertically for rows.
  130.  
  131. Cursor Tool
  132.  
  133. The Cursor Tool allows easy one-by-one editing of characters.
  134.  
  135. Set the cursor position by clicking or using the arrow keys.
  136.  
  137. Simply type text to write at the cursor position.
  138.  
  139. The Cursor Mode button on the toolbar controls how characters typed will affect the cursor position. In Insert mode, characters typed will be inserted at the cursor position, and characters on the row will be moved right. In Overwrite mode, characters typed will write over the cursor position, and the cursor will move on. In Stationary mode, characters type will write over the cursor position, and it will not move on. The shape of the flashing cursor also changes for each mode.
  140.  
  141. Text Tool
  142.  
  143. The Text Tool allows simple text to be placed anywhere in the document.
  144.  
  145. Create a baseline by clicking on one edge of the baseline you require, and dragging to the other. Text will be entered into an expanding box underneath the baseline, which can always be moved or resized later if necessary.
  146.  
  147. Once a baseline has been created, simply start typing text.
  148.  
  149. The Transparent button on the toolbar controls whether the text rectangle is transparent or opaque. If it is transparent, blank space characters in the text will let the underlying design show through.
  150.  
  151. The Justification button on the toolbar controls whether the text will be left, center, right or justified, and the text will move accordingly within the text rectangle.
  152.  
  153. Copy the typed text to the clipboard by choosing Copy from the Edit menu. The text can also be dragged to another window or program by dragging the text rectangle outside the document window and dropping in into the desired destination. This feature requires Macintosh Drag and Drop, included with System 7.5 or later. The receiving program must also support this feature.
  154.  
  155. Paste text in from another window or program by choosing Paste from the Edit menu. Text can also be dragged into the current text rectangle from another program. You can also choose Place from the File menu to place a text file into the document.
  156.  
  157. Move the text baseline or rectangle you have created by pressing the arrow keys on the keyboard, or dragging it from within the selected area.
  158.  
  159. Adjust the left or right edge of the text baseline rectangle by moving the mouse to the edge and dragging it left or right. The text will automatically rewrap itself as you drag.
  160.  
  161. Big Text Tool
  162.  
  163. The Big Text Tool allows big, ‘expanded’ text to be created. This works by using one of the fonts installed, and expanding it so that every black pixel in the font (as it is normally drawn on screen) is represented by a single character.
  164.  
  165. Create a baseline by clicking on one edge of the baseline you require, and dragging to the other. Text will be entered into an expanding box underneath the baseline, which can always be moved or resized later if necessary.
  166.  
  167. Once a baseline has been created, simply start typing text.
  168.  
  169. The Character button on the toolbar controls which character will be used for creating big text. Set this to Automatic by clicking the character button in the toolbar or pressing delete. In this mode, each character is made up out of little versions of itself. Type a character to use it for all letters. Note: The character must be set before a baseline is created. 
  170.  
  171. The Transparent button on the toolbar controls whether the big text rectangle is transparent or opaque. If it is transparent, blank space characters in the big text will let the underlying design show through.
  172.  
  173. The Justification button on the toolbar controls whether the big text will be justified to the left, right or center, and the big text will move accordingly within the big text rectangle.
  174.  
  175. The Font, Size and Style area on the toolbar controls which font, size and style will be used for creating big text. It is recommended to either use a scalable TrueType or PostScript font (if Adobe Type Manager is installed), or a bitmapped font at one of its standard sizes. Note: Using italic text will produce erratic results, and may need some touching up.
  176.  
  177. Copy the typed text to the clipboard by choosing Copy from the Edit menu. The text can also be dragged to another window or program by dragging the text rectangle outside the document window and dropping in into the desired destination. This feature requires Macintosh Drag and Drop, included with System 7.5 or later. The receiving program must also support this feature.
  178.  
  179. Paste text in from another window or program by choosing Paste from the Edit menu. Text can also be dragged into the current text rectangle from another program. Either of these will convert the original text into big text.
  180.  
  181. Move the big text baseline or rectangle you have created by pressing the arrow keys on the keyboard, or dragging it from within the selected area.
  182.  
  183. Adjust the left or right edge of the big text baseline rectangle by moving the mouse to the edge and dragging it left or right. The big text will automatically rewrap itself as you drag.
  184.  
  185. Pencil, Rubber, Bucket Tools
  186.  
  187. The Pencil Tool allows single characters or a circular or rectangle area to be drawn on the document.
  188.  
  189. The Rubber Tool allows single characters or a circular or rectangle area to be erased on the document.
  190.  
  191. The Bucket Tool allows contiguous or outlines areas to be filled in with a specified character.
  192.  
  193. Draw with the pencil by dragging the cursor around on the document window with the mouse down.
  194.  
  195. Erase with the rubber by dragging the cursor around on the document window with the mouse down.
  196.  
  197. Fill with the bucket by clicking somewhere inside the contiguous area you wish to fill. A contiguous area is an area containing identical adjacent characters.
  198.  
  199. The Character button on the toolbar controls which character will be used for pencil drawing and bucket filling. Type the desired character to set it. For pencil only, it can be set to Automatic by clicking the button in the toolbar or pressing delete. In this mode, the character used will automatically follow the direction of drawing.
  200.  
  201. The Shape and Size button on the toolbar controls the shape and size that will be used for pencil drawing and rubber erasing.
  202.  
  203. Click on a character while holding down the Option key to pick up the draw character from the current document.
  204.  
  205. Hold down the Command (or 'Apple') key while drawing to temporarily toggle between the Pencil and Rubber tools.
  206.  
  207. Line, Circle, Rectangle Tools
  208.  
  209. The Line Tool allows lines to be drawn on the document.
  210.  
  211. The Rectangle Tool allows rectangles and squares to be drawn on the document.
  212.  
  213. The Circle Tool allows circles and ovals to be drawn on the document.
  214.  
  215. Draw with any of these tools by dragging the cursor from one corner of the shape to the other.
  216.  
  217. The Character button on the toolbar controls which character will be used for pencil drawing and bucket filling. Type the desired character to set it. Set it to Automatic by clicking the button in the toolbar or pressing delete. In this mode, the character used will be based on its position within the shape.
  218.  
  219. The Size button on the toolbar controls the pen size that will be used for drawing.
  220.  
  221. The Compounds button on the toolbar controls whether characters are automatically compounded. For example, a '/' written over a '\' will compound to a 'X'. If compound characters are off, the line will always overwrite the underlying design.
  222.  
  223. Click on a character while holding down the Option key to pick up the draw character from the current document.
  224.  
  225. Files and Direct-to-Email
  226.  
  227. Email Effects files are simple plain text. This not only means that Email Effects files can be opened in almost every other Macintosh application, but also that Email Effects can open text files created with any other application.
  228.  
  229. When opening a text file created in another application, it will be placed in a moveable and resizeable text box.
  230.  
  231. You can open PICT pictures and tables (as tab-delimited text files) for instant conversion. If QuickTime translation is available, many other picture formats, including GIFs and JPEGs, can also be opened.
  232.  
  233. Because Email Effects is designed primarily for creating Emails, it implements a useful feature for users of Claris Emailer and Qualcomm Eudora, the two current most popular Email client programs on the Macintosh.
  234.  
  235. Either choose the correct item from the Email menu, or click the correct button at the right-hand end of the toolbar. A new outgoing message will automatically be created in the desired program with the entire document in the message body. If there is a current selection, that area will be moved across instead. This feature requires the necessary Email client program to be installed, of course.
  236.  
  237. Email Effects adds the Message Prefix before outgoing messages (and text copied to the clipboard) to help recipients whose eMail software is not configured to view text in a fixed-width font. The prefix can be changed in the Preferences dialog. It is always worth using a fixed-width font such as Courier or Monaco in Email software for technical and historical reasons.
  238.  
  239. Preferences Dialog
  240.  
  241. Edit Email Effects' preferences by choosing Preferences from the Email menu. The dialog box contains field for many global settings.
  242.  
  243. New Document Dimensions : This controls the default width and height of new documents created with Email Effects. The width will also be used when opening text documents created with other application. Although most systems can theoretically handle a width of 80 characters, it is safer to stick with 74 or less. Note : The number of rows will always be automatically increased if necessary. The unregistered version of Email Effects has a maximum width of 50 columns.
  244.  
  245. Ruler Color : This controls the color in which the horizontal and vertical rulers will be displayed at the left and top of each document. The scaling on these rulers can be edited by dragging from inside the rulers.
  246.  
  247. Background and Foreground : These control the color to use for the background (blank page) and foreground (drawings) of documents. By default, they are white and black respectively.
  248.  
  249. Font : This controls the font and size to use for all displaying documents. Only fixed-width fonts are allowed as others will produce distorted results in Email messages. It is recommended to set this to the same as your Email package so that the results look consistent.
  250.  
  251. Characters to use for Pictures : Pictures are converted into text using these characters. The pixels in a picture are automatically sampled for darkness and compared to these characters in the current display font and size, and the correct character is chosen based on this comparison.
  252.  
  253. Allow non-ASCII characters : This allows the full Macintosh characters range (values 0 to 255) to be used for drawing in Emails. Foreign, or other specialty users may wish to use this setting, however it is not recommended for general use.
  254.  
  255. Message Prefix : Email Effects adds this before outgoing messages (and text copied to the clipboard) to help recipients whose eMail software is not configured to view text in a fixed-width font. It is always worth using a fixed-width font such as Courier or Monaco in Email software for technical and historical reasons.
  256.  
  257. Defaults : These two default settings are for using Monaco 9 or Courier 12 for document display. The Picture Characters are set to values which produce optimal results in those typefaces.
  258.  
  259. © Sig Software — 27th April 1998 — http://www.sigsoftware.com/
  260. Any distribution of Email Effects must include this file. No responsibility about Email Effects' functionality or integrity is implied. This document and Email Effects are copyright of the author. Other trademarks are copyright of their respective owners.